GestIP – Gestione Integrata della Proprietà
Gestip è una società specializzata nell’amministrazione di condominio a Roma, con una solida esperienza di 20 anni nel settore. Offre un supporto completo 24 ore su 24, garantendo la massima trasparenza e puntualità nella gestione del condominio. Il team di GestIP è composto da professionisti qualificati, guidati dall’amministratore Ivano Rossi, che vanta una vasta conoscenza del territorio e delle normative in vigore. GestIP è la scelta ideale per chi cerca un amministratore condominiale affidabile e competente a Roma.
Esigenze
La costante crescita dell’operatività in ufficio, sia in termini di nuova clientela da gestire che di nuovi e ulteriori aspetti burocratici a cui far fronte, ha portato GestIP a valutare nuove soluzioni informatiche per cercare di ottimizzare il più possibile i processi. L’obbiettivo era quello di fornire alla clientela un servizio innovativo, più rapido e diretto, nonché quello di permettere ai professionisti dello Studio di concentrarsi maggiormente sull’attività di consulenza, demandando a processi semi-automatici le fasi di lavoro più ripetitive e macchinose.
Nello specifico, l’attenzione si è rivolta verso l’ottimizzazione del processo di gestione dei bollettini di pagamento delle quote condominiali, nonché verso una gestione più rapida e diretta delle comunicazioni (anche di carattere emergenziale) verso i residenti dei condomini gestiti.
Soluzione
Come punti di partenza si è lavorato su:
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Un tracciato excel contenente l’anagrafica completa di tutti i condòmini, esportato dal software gestionale in uso presso lo Studio
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Un tracciato PDF periodico (tipicamente mensile) generato dagli istituti bancari contenente, in un unico file, tutti i bollettini relativi ai pagamenti delle quote condominiali
Si è quindi deciso di creare una piattaforma web ad accesso riservato, con autenticazione a due fattori, che permettesse di:
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Tenere aggiornata l’anagrafica dei condomini e delle unità abitative tramite una procedura di import che legge direttamente dal file excel esportato dal gestionale.
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Creare, per ogni unità abitativa, una utenza nella piattaforma che permetta al singolo condòmino di accedere alla propria area riservata
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Elaborare il singolo PDF generato dalla banca contenente i bollettini per il pagamento della quota condominiale e suddividerlo automaticamente in tanti file, uno per ogni unità abitativa. Questo processo automatico prevede la possibilità di:
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Archiviare automaticamente il bollettino nell’area riservata del condòmino
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Inviare il PDF in allegato a una mail
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Inviare un SMS al numero di cellulare del condòmino per avvertirlo del recapito della mail con il bollettino
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Gestire il database completo degli invii effettuati, con la possibilità di eseguire ricerche sui bollettini inviati, verificare lo status di recapito della mail e poter quindi ottimizzare il processo di customer service. In caso di messaggio non recapitato vi è la possibilità di inviare il singolo bollettino di nuovo, anche ad un indirizzo di posta differente da quello memorizzato in anagrafica
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Inviare a tutti gli abitanti di un condominio o al singolo referente di una unità abitativa un SMS, in modo da poter comunicare con rapidità i messaggi più importanti, anche quelli a carattere emergenziale
Risultati
Con la nuova piattaforma GestIP è riuscita a:
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Rendere più rapido e preciso il processo di invio dei bollettini per il pagamento della quota condominiale, riducendo inoltre l’impatto ambientale di questa attività (niente più carta stampata, niente più buste affrancate, niente più posta cartacea spedita, riduzione a zero dei tempi di recapito della comunicazione)
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Rendere più rapida la comunicazione con i clienti, anche per la parte relativa ai messaggi da inviare in caso di lavori urgenti o di emergenze relative ad un condominio
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Rendere più rapida e organizzata l’attività di ricerca dei messaggi inviati, fornendo così un servizio più preciso e puntuale ai propri clienti